Personel özlük işleri ve bordrolama, çalışan ile işveren arasındaki iş sürecini kapsamaktadır. Personel özlük işleri ve bordrolama ile alanında uzman kişiler ilgilenmektedir. Bu kişilerin maaş bordrosu, personel özlük dosyası hazırlama ve çalışanları özlük hakları hakkında bilgilendirme gibi pek çok yükümlülüğü vardır. Personel özlük işleri ve bordrolama ile ilgili tüm ayrıntıları sizin için hazırladık.
İçindekiler
Maaş Bordrosu Nedir?
İşverenin, işçiye yaptığı iş karşılığındaki ödemeyi, vergi ve kesintileri gösteren belgeye maaş bordrosu denilmektedir. Maaş bordrosu, işçi çalıştığı süre boyunca sistematik ve dönemsel olarak düzenlenmektedir. Bordronun düzenlenmesi işveren ve işçi haklarının koruması için büyük önem teşkil etmektedir. Çünkü işverenin işçiye ücret ödeme yükümlülüğü bu belge ile beyan edilir ve olumsuz durumlarda kanıtlanır.
Maaş bordrosu düzenlenirken, 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun dikkate alınması gerekiyor. Ayrıca bordro hesabı yapılırken, pek çok ölçek ve değişken de mevcut. Bu nedenle resmi evrak statüsünde olan maaş bordrosu hazırlanırken dikkatli olunması gerekiyor.
İş Kanunu’na göre maaş bordrosunda yer alması gereken bilgiler şöyle:
- İşçinin adı ve soyadı
- Ödemenin yapıldığı gün ve bulunduğu dönem
- Ekstra çalışma, hafta sonu tatili, bayram ve genel tatil ücretleri vb. asıl ücrete yapılan her çeşit eklemenin miktarı
- Verg, sigorta primi, avans mahsubu gibi kesintilerin miktarı
- Ücret ödeme günü
- İşveren imzası
Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre maaş bordrosunda bulunması gerekenler ise şu şekilde sıralanıyor:
- İşyeri sicil numarası
- Bordronun ait olduğu ay ve dönem
- Sigortalı işçinin adı ve soyadı
- Sigortalı işçiye ait SGK sicil numarası
- Ücret ödenen toplam gün sayısı
- Sigortalı işçinin ücreti
- Ödenen ücret meblağı
- Sigortalının ücretini aldığını gösteren imzası
Vergi Usul Kanunu’na göre maaş bordrosunda yer alması gereken bilgiler şu şekildedir:
- Hizmet erbabının adı ve soyadı
- Ücretin alındığını gösteren imza ya da mühür
- Vergi karnesi tarihi ve numarası
- Alınan birim ücret
- Çalışma süresi ya da ücretin ait olduğu süre
- Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin miktarı
Personel Özlük Hakları Nedir?
Personel özlük hakları, çalışan ile işveren arasındaki ilişki içerisinde işçinin haklarını kapsamaktadır. Her şirket, çalıştırdığı işçilerin personel özlük dosyasını düzenlemek zorundadır. Çalışan ve işveren arasındaki ilişkilerin hukuki anlamda tespiti için bu dosyanın hazırlanması oldukça önemlidir. Çalışanların birçok özlük hakkı bulunmaktadır. Bunlardan bazıları şu şekilde sıralanabilir:
- Kıdem tazminatı hakkı
- Yıllık izin hakkı
- Doğum ve süt izni hakkı
- İhbar tazminatı hakkı ve sorumluluğu
- İş kazalarına bağlı haklar
Personel Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?
Her şirket çalışanları için ayrı ayrı personel özlük dosyası tutmak zorundadır. 4857 sayılı İş Kanunu, 75. maddesiyle, şirketlerin personel özlük dosyası tutmasını zorunlu tutmuştur. Personel özlük dosyası, kişinin bağlı olduğu kurumda çalıştığının ispatı niteliği taşımaktadır. Bunun yanı sıra çalışanın işverenle kurduğu iş ilişkisine dair tüm evrak, belge ve yazışmaları içeren metinler bu dosyada yer almaktadır. Personel özlük dosyası, yalnızca çalışanın işe girerken verdiği evrakları kapsamaz. Çalıştığı süre boyunca aldığı tüm izinleri, raporları, uyarı ya da disiplin cezası gibi evrakları da içerisinde barındırmaktadır.
Personel özlük dosyasında çalışan işe başlarken bulunması gerekenler şunlardır:
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- İkametgah belgesi
- Sağlık raporu
- Diploma fotokopisi
- Adli sicil kaydı
- 2 adet vesikalık fotoğraf
- Aile durumunu bildiren belge
- Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
- İş sözleşmesi / hizmet sözleşmesi
- SGK işe giriş bildirgesi
Çalışanın durumuna bağlı olarak şu belgelerin de özlük dosyasına eklenmesi gerekli olabilir:
- Çalışan 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
- Çalışan yabancıysa çalışma izni belgesi fotokopisi
- Teşvikten yararlanılıyorsa bunu gösteren belge
- Çalışan engelli ise bunu gösteren rapor
- Engelli indiriminden yararlanılıyor ise Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan bu yönde alınan belge
- Çalışan eski hükümlü, engelli ya da terör mağduru ise İŞKUR kayıt belgesi
Personel özlük dosyasında işin niteliğine göre bulunması gereken evraklar —
- Çalışmanın niteliğine göre periyodik olarak yapılması gereken sağlık kontrollerinin raporları
- İşin niteliğine göre yapılan muayenelerin raporları
- Araç kullanması istenilen çalışanlardan ehliyet fotokopisi
- Zimmetli araç gereç, cihaz zimmet formu
- Ağır ve tehlike seviyesi yüksek işlerde personel bilgilendirme formu
- Fazla mesai ve fazla çalışma için çalışan onay belgesi
- Değişiklik gösteren çalışma günü, saati ve vardiyaları kapsayan çizelge
Personel özlük dosyası, işçinin çalıştığı süre içerisinde devamlı güncellenmektedir ve yeni evraklar düzenli olarak dosyaya eklenir. Çalışanın işe devam ettiği süre içerisinde personel özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar şunlardır:
- Yıllık izin formu
- Ücretsiz, mazeret ve diğer izinler için oluşturulmuş onay formları
- Doğum izni, doğumdan sonraki ücretsiz izin ve süt izni dilekçeleri
- İş göremezlik ve istirahat raporları
- İş kazası tutanağı
- Tutanak, yazılı savunma talep yazısı, çalışan savunması, çalışana verilen uyarılar ve olay tespit yazıları
- Ücret kesme cezası ve gerekçeli belge
- Çalışan ile ilgili resmi yazışmalar
- İmzalı bordro ya da ücret pusulası
- Maaş zammı, terfi yazısı, nakil bildirimi, görevlendirme yazıları, görev ve unvan değişikliklerini gösteren belgeler
- Geçici işyeri değişikliği durumunda çalışanın onay belgesi
- İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki hukuki hak ve sorumlulukların çalışana anlatıldığını gösteren belge
Personel özlük dosyası içerisine çalışanın işten ayrılması durumunda da eklenmesi gereken belgeler vardır. Bu belgeler şu şekildedir:
- İstifa dilekçesi
- Fesih bildirimi
- İbraname
- SGK işten ayrılış bildirgesi
- İhbarname
- Hizmet belgesi
- Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
- Haklı fesih sebebi varsa ispatlayan belge
- Çalışana noter aracılığıyla yapılan bildirim ve ihtarnameler
Personel Özlük İşleri ve Bordrolama Uzmanı Kimdir?
Özlük işleri ve bordro uzmanı, işe yeni başlayan çalışanların, gerekli evraklarını hazırlamak, maaş bordrosunu düzenlemek ve çalışan işte yarılana kadar tüm özlük hakları ile ilgili süreci yakından takip eden kişidir.
Özlük İşleri ve Bordrolama Uzmanı Ne İş Yapar?
Özlük işleri ve bordrolama uzmanının yapması gereken pek çok iş vardır. Bu işer;
- Şirkette çalışan her kişi için özlük ve bordro dosyaları düzenlemek,
- Askerlik durumu, adli sicil kaydı, diploma, ehliyet gibi belgelerin özlük dosyasında toplamak,
- Çalışanın toplam mesai saati ve hukuki haklarını baz alınarak belirlenen maaş bordrosunu hazırlamak,
- Fazla ya da eksik mesai sürelerinin nedenlerini tespit etmek
- İşyerinde çalışan yabancı personel varsa, çalışma izin belgesi, ikametgah tezkeresi gibi tüm resmi evrakların kontrolünü sağlamak,
- Şirketin çalışma alanı dahilinde bir iş kazası olması halinde, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ve diğer gerekli resmi kurumlara bildirimde bulunmak,
- Çalışanların yurt dışı gezileri için işverenden talep edilen vize başvurusu evraklarını hazırlamak,
- Şirkette vardiya sistemi uygulanıyorsa, yasal mevzuata uygun olmasını sağlamak,
- Devlet kurumlarınca gerçekleştirilen teftişler esnasında talep edilen çalışanların evraklarını temin etmek ve hazırlamak,
- İcra mahkemesi tarafından maaş haczi kararı verilmişse işlemlerin düzenlenmesini sağlamak,
- Çalışanların bordro ve özlük hakları ile ilgili tüm soruları cevaplamak,
- İşten ayrılmayı talep eden çalışanların gerekli belgelerini düzenlemek
şeklinde sıralanabilir.
Personel Özlük İşleri ve Bordrolama Uzmanı Nasıl Olunur?
Personel özlük işleri ve bordrolama uzmanı olmak isteyenlerin, 4 yıllık çalışma ekonomisi ve endüstri işleri, işletme veya iktisat bölümlerinden mezun olmaları tercih edilmektedir. Bunun yanı sıra kişisel gelişimlerine özen gösteren kişilerin daha çok avantajı bulunmaktadır. Özellikle özlük işleri ve bordrolama uzmanı olacak kişilerde sözlü ve yazılı iletişim becerilerinin gelişmiş olması aranmaktadır. Bunun yanı sıra Microsoft Office programlarını profesyonel olarak kullanması istenen özlük işleri ve bordrolama uzmanlarından temel derecede bilgisayar bilgisine sahip olmaları istenmektedir.
Ekip ve çalışan yönetimi becerisi gelişmiş kişilerin, bu iş alanında daha çok şansı vardır. Aynı zamanda bordrolama ve personel özlük işlerini eksiksiz bilinmesi şartı aranan sektörde, dikkatli, özenli ve kontrolcü kişilerin görev alması daha uygun görülmektedir.
Personel Özlük İşleri ve Bordrolama Uzmanı Ne Kadar Maaş Alır?
Personel özlük işleri ve bordrolama uzmanları, özel sektörde çalıştıkları için aldıkları maaş da kurumdan kuruma değişiklik göstermektedir. En az 2.530 TL aldıkları bilinen özlük işleri ve bordrolama uzmanlarının aldığı en yüksek maaş ise 5.690 TL olarak bilinmektedir. Ortalama olarak bir personel özlük işleri ve bordrolama uzmanının 4.110 TL maaş aldığı söylenebilir. Bunun yanı sıra kişinin kendini geliştirmiş olması, dil bilmesi ve çalıştığı kurum gibi pek çok faktör kazanılan tutarı etkilemektedir. Doktor Nasıl Olunur? Doktor Maaşları Ne Kadar? yazımızı okudunuz mu?
